Déclaration de confidentialité Flexado B.V.

Nous sommes conscients que vous nous témoignez votre confiance. La connaissance, le savoir-faire, la compétence et la confiance sont des facteurs importants pour Flexado. Nous estimons donc qu’il s’agit de notre responsabilité de protéger votre vie privée et de vous en informer. Sur cette page, vous pouvez lire quelles données nous recueillons lorsque vous utilisez le site web et/ou les services de Flexado B.V. (ci-après « Flexado » ou « nous ») et pourquoi nous recueillons ces données.

Nous respectons la vie privée de tous les utilisateurs de notre site web et de nos services et nous veillons à ce que les informations personnelles que vous nous communiquez soient traitées de façon confidentielle. Nous agissons conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

  1. Qui est Flexado et à qui la présente déclaration de confidentialité s’applique-t-elle? 
Flexado est une société privée à responsabilité limitée, domiciliée et ayant ses bureaux à Houten et inscrite au registre de commerce de la Chambre de Commerce sous le numéro 53180712. Vous pouvez nous joindre par téléphone au 030 3050067 et par e-mail à l’adresse suivante: backoffice@flexado.com.

La présente déclaration de confidentialité s’applique aux/à: 

-clients/relations de Flexado – clients/relations potentiel(le)s avec lesquel(le)s Flexado a des contacts ou a eu des contacts – visiteurs du site web de Flexado – destinataires de newsletters et e-mails de Flexado – toutes les autres personnes qui contactent Flexado ou dont Flexado traite les données personnelles (sauf les employés de Flexado).

  1. Quelles sont les données personnelles que Flexado recueille et traite? 
Sur notre site web (www.flexado.com) vous pouvez voir les services et produits que nous offrons et vous pouvez souscrire à/acheter un service/produit approprié. Il va de soi que vous pouvez aussi souscrire à un service à un moment ultérieur, par exemple par e-mail ou chez nous au bureau. Si vous vous enregistrez pour un de nos services ou produits, nous vous prions de nous communiquer les données (personnelles) suivantes:

Vos données:

  • données NAL
  • sexe
  • numéro de téléphone
  • adresse e-mail

Vos données d'enterprise: 

  • forme juridique
  • nom d'enterprise 
  • numéro CdC
  • adresse de facturation 
  • code postal et localité
  • adresse e-mail
  • si applicable: déclaration UBO (« Ultimate Benificial Owner » ou « intéressé final »)
  • IBAN et nom

Si vous nous envoyez des e-mails ou autres messages, par exemple via un formulaire sur notre site web, nous conservons ces messages. Parfois nous vous demandons vos données personnelles qui sont pertinentes pour la situation concernée. Ceci facilite le traitement de vos questions et la répondre à vos demandes. Les données sont sauvegardées sur un serveur sécurisé propre et celui d’une tierce partie (avec laquelle un contrat de traitement est conclu). Nous traitons les données personnelles que vous nous avez fournies, des données personnelles générées lors de votre visite de notre site web et la lecture d’actualités et des données personnelles que nous avons empruntées depuis d’autres sources. Données personnelles fournies par vous : - données de contact et autres données personnelles qui sont nécessaires pour l’exécution d’un contrat – données de contact et autres données personnelles complétées sur des formulaires de contact ou autres formulaires web ou fournies via e-mail – données de contact fournies lors d’entretiens, d’événements, de cours, de séminaires etc. comme des données reprises sur les cartes de visite. Données personnelles obtenues via des technologies associées : numéro IP – votre comportement de navigation sur le site web, comme des données lors de la première visite, la visite antérieure et la visite actuelle, les pages consultées et la façon selon laquelle il est navigué sur le site web – ou si vous ouvrez une actualité ou un e-mail et sur quels éléments vous cliquez. Données personnelles obtenues depuis d’autres sources : données personnelles disponibles sur des plateformes publiques professionnelles des réseaux sociaux comme Facebook et LinkedIn – données personnelles obtenues depuis le registre de commerce de la Chambre de Commerce et du Cadastre – données personnelles disponibles sur des sites web professionnels publics. Notre site web contient des hyperliens vers des sites web d’autres parties et des réseaux sociaux. Nous ne sommes pas responsables du contenu de ces sites web ou services de plateformes concernées des réseaux sociaux. Nous ne sommes pas responsables non plus de la déclaration de confidentialité et de l’utilisation de cookies sur ces sites web et des plateformes de réseaux sociaux.

Données générées automatiquement : afin de faire fonctionner le site web de manière optimale, des informations générées automatiquement sur votre utilisation du site web sont recueillies et traitées. L’optimisation de la prestation de services consiste, entre autres, en des adaptations techniques, par exemple pour la bonne reproduction de pages et la sécurisation du site web. Les informations, qui sont recueillies comprennent le type d’appareil (dont l’ordinateur, le mobile, la tablette) que vous utilisez, votre adresse IP (numéro de votre appareil qui permet de reconnaître votre appareil), le type de logiciel de navigation, le système de commande que vous utilisez et les pages que vous visitez sur le site web et les sujets que vous visualisez.

  1. Pour quels buts et sur base de quels fondements juridiques est-ce que les informations sont utilisées? 
Vos informations seront utilisées pour les buts suivants et sur base des fondements juridiques suivants:

- L’utilisation est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie.
- Le respect d’obligations légales. 

Le traitement est nécessaire pour la défense des intérêts justifiés de Flexado.

Pour vous envoyer des informations relatives à nos propres produits et services (fins de marketing), pour répondre à des questions et/ou des réclamations et pour sécuriser le site web, l’adapter et l’améliorer.

Vous avez donné votre autorisation pour l’utilisation ou le traitement de données. Ceci est nécessaire afin de respecter une obligation légale incombant à Flexado, comme:

Des informations à fournir à votre sujet à des tiers si vous avez donné votre autorisation ou sur la base de la législation et/ou de la réglementation.

Nous désirons vous tenir au courant du développement de nos produits et services. S’il y a par exemple un développement des possibilités avec les services et/ou produits, nous pouvons vous le faire savoir. Nous pouvons aussi vous informer au sujet d’actualités.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de messages par e-mail de la part de Flexado, alors vous pouvez l’indiquer en envoyant un e-mail à backoffice@flexado.com. A cet effet, vous pouvez toujours vous désinscrire de tels e-mails que nous envoyons à l’aide d’un lien de désactivation. 

Utilisation par des tiers : si vous nous communiquez des données personnelles concernant nos services, alors ces données personnelles ne sont pas partagées avec des tiers, sauf et pour autant que ceci apparaissent dans la présente déclaration de confidentialité.

Nous pouvons fournir vos données à des tiers pour autant que vous donniez explicitement vous-même votre autorisation concernant un certain tiers et ceci est requis dans le cadre de votre utilisation de nos services/produits et/ou pour autant que ces données ne puissent pas permettre de vous identifier personnellement (comme des informations générées automatiquement).  

Ainsi, nous pouvons faire appel à des tiers pour donner des activités en sous-traitance. Ces tiers traitent vos données personnelles exclusivement sur demande et au profit (des buts) de Flexado. Dans quelques cas, les informations sont partagées au niveau interne, lorsque ceci a des conséquences favorables pour la prestation de services au client. Les employés de Flexado sont tenus de préserver la confidentialité de vos données. 

Pour finir, nous pouvons communiquer vos données personnelles à des tiers, si Flexado y est tenue sur la base de la législation et/ou de la réglementation.

Hyperliens de tiers : Le site web peut contenir des hyperliens par lesquels vous quittez l’environnement de Flexado et aboutissez sur le site web d’une autre partie. Flexado n’a rien à dire au sujet des services et/ou sites web de tiers auxquels il est fait référence. Il se peut donc qu’une autre déclaration de confidentialité soit applicable sur ces services et/ou sites web de tiers. Cette déclaration de confidentialité se rapporte uniquement à des données (personnelles) qui sont traitées par Flexado. Flexado n’accepte aucune responsabilité pour (le fonctionnement et/ou le contenu) des services et/ou sites web de tiers.  

  1. Combien de temps est-ce que Flexado conserve les données personnelles? 
Vos données personnelles sont sauvegardées minutieusement et pas plus longtemps que nécessaire pour le but pour lequel elles sont obtenues. Sauf si Flexado est tenue sur la base de la législation de conserver vos données plus longtemps, Flexado respecte les délais de conservation légaux.
  2. Où est-ce que vos données personnelles sont sauvegardées? 
Vos données sont sauvegardées sur des propres serveurs sécurisés ainsi que sur des serveurs sécurisés d’une tierce partie. Flexado utilise des serveurs de Flexwebhosting B.V. Nous pouvons faire appel à des prestataires de services (« sous-traitants ») pour le traitement de vos données personnelles, ils traitent exclusivement les données personnelles à notre demande. Nous concluons avec ces sous-traitants un contrat de traitement qui répond aux normes du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Nous travaillons par exemple avec des prestataires de services offrant un logiciel et/ou fournissant des services d’hébergement. En outre, il y a des prestataires de services TIC qui offrent une assistance pour la sécurité et la stabilité de nos systèmes. Nous utilisons aussi des services de tiers pour l’envoi de newsletters et d’e-mails commerciaux. Ceci sont des exemples de parties qui sont à considérer comme sous-traitants et précisés dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
  3. De quelle façon est-ce que vos informations personnelles sont protégées? 
Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour sécuriser vos données personnelles contre la perte ou quelque autre forme de traitement illégitime. Ainsi, notre site web est suffisamment protégé (e.a. https) et nous utilisons un système professionnel de Zoho CRM ; avec entre autres des mots de passe personnels qui sont changés régulièrement. Si applicable, des dossiers sur papier sont conservés dans une armoire fermée à clé et qui sont uniquement consultés par le collaborateur traitant. Pour plus d’informations sur la façon selon laquelle nous traitons concrètement cette sécurisation, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : backoffice@office.com.
  4. Cookies Par le biais de ce site web (www.flexado.com), Flexado peut utiliser des cookies. Ainsi, des informations sous forme d’un fichier de texte sont sauvegardées sur le disque dur de votre appareil. Les cookies sont utilisés pour fournir le site web de manière à ce que son utilisation soit souple ou pour obtenir des informations au sujet de la qualité et de l’efficacité du site web.

Flexado utilise Google Analytics, les cookies sont ainsi traités. A cet effet, Flexado a conclu un contrat de traitement avec Google et les données sont traitées de façon anonyme. En outre, le « partage de données » est désactivé et nous n’utilisons pas d’autres services Google en combinaison avec les cookies Google Analytics.

  1. Demande de consultation, amélioration et cessibilité de vos données 
Si vous désirez consulter vos données qui sont définies chez nous à votre sujet, vous pouvez faire une demande de consultation. Cette demande peut être envoyée à backoffice@flexado.com. Flexado répondra dans les quatre (4) semaines à votre demande de consultation. Si vous souhaitez modifier des données que vous avez vues lors de votre demande de consultation, vous pouvez faire une demande à cet effet à l’adresse e-mail précitée. Vous pouvez demander que Flexado modifie, améliore, élimine ou protège les données. Flexado répondra dans les quatre (4) semaines à votre demande. Si Flexado refuse votre demande, elle donnera dans sa réponse la raison du refus d’adapter les données.

Vous avez également le droit d’obtenir les données personnelles que vous avez fournies, sous une forme courante, structurée et lisible et de les céder. Cette demande peut être envoyée à backoffice@flexado.com. 

  1. Est-ce que la présente déclaration de confidentialité peut être modifiée? 
La présente déclaration de confidentialité peut être modifiée. Des développements se suivent rapidement et ainsi quelque chose peut changer au niveau des données personnelles que nous vous demandons, et de la façon selon laquelle nous utilisons vos données personnelles. Ces changements sont communiqués sur notre site web et la dernière date de modification y est mentionnée. Nous vous conseillons donc de consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité.
  2. Où pouvez-vous adresser une réclamation? 
Si vous avez une réclamation relative à l’utilisation de vos données personnelles, alors vous pouvez nous contacter. Nous mettons tout en œuvre pour trouver une solution commune. Si nous n’y parvenons pas ensemble, alors vous pouvez déposer votre réclamation auprès du juge des pouvoirs publics ou auprès de l’Autorité des Données personnelles.
  3. Questions et avis
 Si vous avez des questions concernant la présente déclaration de confidentialité, vous pouvez nous contacter au 030 3050067, à l’adresse e-mail suivante: backoffice@flexado.com ou envoyer une lettre à Flexado B.V., De Bouw 115, 3991 SZ à Houten.